Juurdepääs õpetusele: põhitõed selgitatud
Kas soovite luua Accessiga andmebaasi esimest korda? Selles õpetuses selgitame Accessi versiooni 2010 kõige olulisemaid põhitõdesid ja termineid.
Juurdepääsu andmebaasi struktuur
Lisaks tabelitele kasutatakse Accessis päringuid, vorme, aruandeid, makrosid ja mooduleid.
- Kõik andmed on algselt tabelitesse paigutatud. Tabel võib sisaldada näiteks aadresse või teavet artikli kohta. Andmeid hoitakse veergudes ja ridades.
- Ridasid nimetatakse kirjeteks ja veerge väljadeks.
- Päringute abil saate tabelites sisalduvaid andmeid filtreerida, ühendada või arvutada. Selleks ühendatakse erinevad tabelid vajadusel suhete kaudu.
- Andmed sisestab vastav kasutaja vormides. Andmeid saab vaadata ka vormides. Päringutulemid võivad väljuda vormides.
- Aruanded sarnanevad vormidega ja neid kasutatakse printimiseks.
- Makroid kasutatakse tööprotsesside automatiseerimiseks. Mitmeid toiminguid, näiteks menüükäske, saab üksteise järel teostada automaatselt.
- Moodulites saate salvestada funktsioone ja protseduure, mille olete VBA abil ise programmeerinud.
Kujundage juurdepääsu andmebaas
Teie peas algab andmebaas. Oluline on struktuur eelnevalt määratleda.
- Mõelge, millised andmed (nt artiklid, tellimused, klienditeave) peaksid teie andmebaasi sisaldama.
- Jagage erinevad kuupäevad teemade kaupa. Iga teema salvestatakse hiljem eraldi tabelisse.
- Määrake, millist teavet tuleb igas tabelis säilitada. Näiteks artiklitega tabelis vajate veerupealkirjadena artikli nime, artiklinumbrit ja hinda.
- Andmekirjete dubleerimise vältimiseks määratlege nn primaarvõti. See tagab, et liigseid andmeid ei saa isegi tekkida. Artiklite puhul oleks peamine number artiklinumber.
- Määratlege üksikute tabelite vahelised suhted. Hiljem erinevatest tabelitest päringute loomiseks tuleb tabelid linkida. Näiteks tellimisel registreeritakse ka artiklinumbrid. Nii et tabeli Üksus ja tabeli Tellimused suhe oleks välja Numbri number.
Vaated juurdepääsu andmebaasis
Teil on alati iga objekti jaoks vähemalt kaks erinevat vaatetüüpi.
- Kujundusvaates määrate kasutatavad väljad ja määrake valikud. Kujunduse kujundate vormides ja aruannetes.
- Andmelehe vaade näitab tabelite sisu ja päringute tulemusi.
- Vormide ja aruannete puhul kuvatakse andmed vormi või aruande vaates.
Looge esimene lihtne Accessi andmebaas
Iga andmebaasi algus on tabel.
- Liikuge menüü Ehitamine nupule Tabelikujundus.
- Sisestage väljade nimi veergu "Välja nimi". Pange väljadele nimi, nt artikli nimi, artikli number jne.
- Seejärel määratlete andmetüübi. Artikli nime puhul on tekstiväli hea valik. Juurdepääs pakub teile valiku siin.
- Kui vahetate andmelehe vaate, saate sisestada testandmed.
- Kui olete loonud mitu tabelit, määratlege nüüd tabelite vahelised suhted. Selleks valige vahekaardil Andmebaasi tööriistad nupp "Suhted".
- Hiirega saab väljade vahele piiri tõmmata.
- Filtreeritud andmete kuvamiseks vormis või aruandes valige vahekaardil "Loo" käsk "Päringu kujundamine". Klõpsake klõpsates ühte või mitut tabelit, millest soovite välju kasutada.
- Valige tabelitest väljad, mida soovite kasutada. Lohistage väli loendist tühja veergu või topeltklõpsake loendi kirjet.
- Kui kasutate mitut tabelit, veenduge, et olete seosed õigesti määratlenud.
- Salvestage tabel.
- Vormi loomiseks minge vahekaardile "Loo" ja valige "Vormi kujundus".
- Seejärel klõpsake rühmas "Tööriistad" nuppu "Lisa olemasolevad väljad". Valige nüüd väljad tabelitest või äsja loodud päring ja pange need mustandisse.
- Olete nüüd Accessis loonud oma esimese lihtsa andmebaasi.
Järgmises praktilises näpunäites saate lugeda, kuidas Accessis ristvahemiku päringut läbi viia.