Outlooki kalender: kohtumiste haldamine - parimad näpunäited
Kas soovite oma kohtumisi Outlooki kalendris kergemini hallata? Näitame teile parimaid näpunäiteid Outlooki kohtumiste paremaks korraldamiseks.
1. nõuanne: kutsuge osalejad Outlooki kohtumisele
Kui plaanite kohtumist, saate soovitud osalejad kutsuda otse loodud Outlooki kohtumise kaudu. Selleks toimige järgmiselt:
- Lülitage Outlooki kalendrivaatele ja avage uus kohtumine nupuga "Uus kohtumine".
- Nüüd saate jätta osalejatele tekstiväljale sõnumi, mis siis kuvatakse e-posti kutses.
- Klõpsake menüüs "Start" jaotises "Osalejad" nuppu "Kutsu osalejaid".
- Sisestage kõigi osalejate e-posti aadressid.
- Kontrollige uuesti kellaaega ja kuupäeva ning klõpsake nuppu "Saada".
- Kui muudate hiljem kellaaega, kuupäeva või osalejaid, võite teabe saata kõigile osalejatele uuesti või ainult uutele osalejatele.
2. nõuanne: jagage kalendrit ilma eraviisiliste kohtumisteta
Kolleegidega kohtumiste kavandamise lihtsustamiseks peaksite oma kalendreid omavahel jagama.
- Kalendrivaates leiate vasakult kalendrite loendi ("Minu kalendrid"). Paremklõpsake kalendrit, mida soovite jagada.
- Valige üksuse "Jaga" all "Jaga kalendrit".
- Avaneb jagamisvõimalustega e-kiri. Nüüd sisestage kõigi nende kolleegide e-posti aadressid, kellel peaks olema juurdepääs teie kalendrile. Samal ajal võite taotleda ka kolleegide kalendrite avaldamist.
- Jaotises „Üksikasjad” saate määrata, kui palju kutsutud saavad teie kalendrist näha. Näiteks näitab suvand "Ainult saadavus" ainult blokeeritud kohtumisi ilma täiendava teabeta vastava koosoleku kohta.
- Vajadusel lisage oma kutsele infotekst ja klõpsake nuppu "Saada".
3. nõuanne: looge Outlooki seeria kohtumisi
Regulaarsete kohtumiste jaoks saate Outlookis luua ka kohtumiste seeriaid, näiteks iganädalasi kohtumisi meeskonnaga:
- Valige kohtumiste kuvamise menüü "Start" jaotises "Valikud" nupp "Seeria tüüp".
- Nüüd määrake sarja kokkusaamise aeg.
- Jaotises "Seeria proovid" saate määratleda rütmi, milles kohtumine peaks toimuma, näiteks nädalas, kuus või aastas.
- Jaotises "Seeria kestus" saate määratleda alguskuupäeva, millal kohtumine toimub esimest korda, ja korduste arvu.
Näidatud näpunäide osutab Microsoft Outlook Professional Plus 2013-le seoses Microsoft Exchange Serveriga. Teistes versioonides võivad menüüelemendid varieeruda. Täiendavates praktilistes näpunäidetes selgitame, kuidas saate oma Outlooki kalendrit mõnda teise e-posti programmi eksportida või kuidas vanu kalendrikirjeid kustutada.